Proses jual beli barang dapat dilakukan secara kontan maupun kredit. Sistem kredit artinya proses pembayaran akan dilakukan beberapa waktu setelah barang diterima sesuai dengan kesepakatan.
Dalam sistem kredit ini, ada pihak debitor dan pihak kreditor. Pihak yang mempunyai tanggungan untuk membayar atau berhutang disebut sebagai debitor. Sedangkan pihak yang berhak untuk dibayar atau yang dihutangi disebut sebagai pihak kreditor.
Meski telah ada kesepatakan, ada kalanya pihak debitor tidak membayarkan hutangnya tepat waktu pada tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai dengan kesepakatan. Bila hal ini terjadi, maka pihak kreditor dapat melayangkan surat penagihan.
Surat penagihan ini dikirimkan dari perusahaan (kreditor) kepada pihak pembeli atau debitor. Secara umum, surat penagihan ini harus memperhatikan aspek obyektifitas, etika, dan kesopanan.
Sebuah perusahaan dapat membuat surat penagihan ini karena berbagai kondisi. Beberapa jenis surat penagihan yang dapat dibuat adalah :
a. Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.
Surat penagihan ini dikirim secara periodik pada semua debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Surat ini dapat dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar. Diharapkan, dengan menerima surat penagihan ini, pihak debitor dapat ingat jika masih mempunyai tanggungan hutan.
b. Surat tagihan yang bersifat menjelaskan.
Surat penagihan ini biasanya dikirim kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya.
c. Surat penagihan yang bersifat teguran.
Surat penagihan seperti ini dikirimkan bila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan pada tahap kedua atau tahap sebelumnya. Jika kreditor sudah mengirimkan surat teguran, biasanya disertai juga dengan sanksi bisnis.
Surat penagihan harus bersifat obyektif. Maksudnya, informasi mengenai piutang yang disampaikan kepada debitor harus berasal dari sumber dari data atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Karenanya, surat penagihan yang dibuat berdasarkan pada data kartu piutang yang harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait terlebih dahulu. Seperti misalnya faktur penjualan, memo kredit dan bukti penerimaan kas.
Baca juga: Sistem Kartu Kendali dalam Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
Contoh Surat Penagihan
PT ALAM MANIS
Jl. Raya Adi
Sucipto, Bandung Kav E 44 Jawa Barat
-------------------------------------------------------------------------------------
1 Februari 2016
Kepada Yth,
CV PANCA WARNA
Jalan Brigjen Katamso No 90
Jakarta Utara
Dengan hormat,
Sesuai dengan pernyataan piutang
yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 6 Januari 2016, perlu kami
beritahukan kembali bahwa piutang Saudara pada kami telah jatuh tempo
pembayarannya berjumlah Rp 23.000.000,00 dengan rincian sebagai berikut:
-
Faktur No 134 sebesar Rp 12.000.000,00, jatuh
tempo tanggal 11 November 2015
-
Faktur No 154 sebesar Rp 11.000.000,00, jatuh
tempo tanggal 19 Desember 2015
Keterlambatan pembayaran mungkin akibat
kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami.
Walaupun demikian, kami berharap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera
kami terima.
Atas perhatian saudara kami
ucapkan terima kasih. Kepala Bagian Keuangan
Wongso Kumala Ria, S.E.