Pengertian Surat Dinas
Dalam instansi kedinasan, surat menyurat adalah hal yang penting untuk memperlancar jalannya kegiatan dinas, terutama dalam hal komunikasi. Surat menyurat pada dasarnya dapat dilakukan secara umum, namun, secara khusus ada pula pembagian surat yang didasarkan pada pihak – pihak yang menggunakan surat tersebut.Sebagai contoh, surat niaga yang digunakan terkait hal perniagaan, dan juga surat dinas yang digunakan dalam lingkup dinas. Pengertian surat dinas sendiri dapat diartikan sebagai surat yang berisi tentang administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas juga disebut sebagai surat resmi karena surat ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah.
Karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, maka dalam penulisan surat dinas pun juga harus memenuhi format surat secara resmi. Tata kepenulisan surat dinas juga memiliki patokan umum yang harus dipenuhi. Karenanya, terdapat pula jenis – jenis surat dinas yang pembagiannya didasarkan pada isi dan tujuan penggunaan surat tersebut.
Jenis – Jenis Surat Dinas
Jenis – jenis surat dinas terdapat 10 macam, yakni surat pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat keterangan, surat memo atau nota dinas, surat edaran, surat pengantar, surat perintah, surat instruksi serta surat tugas. Berikut keterangan dari masing – masing jenis surat dinas tersebut :1. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui. Contoh surat pemberitahuan untuk dinas.
2. Surat undangan
Surat undangan adalah surat yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
3. Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.
4. Surat keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.
5. Surat memo atau nota dinas
Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.
6. Surat edaran
Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.
7. Surat pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.
8. Surat perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi / pihak yang berada di posisi / jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak / instansi yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.
9. Surat instruksi
Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.
10. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak / pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu. Untuk contoh silahkan baca contoh surat tugas kedinasan.